Personalmanagement im Verein

Vereinsvorstände sind sich der überragenden Verantwortung für die Entwicklung klarer Ziele für Ihren Verein häufig nicht oder zu wenig bewusst.

Vielfach werden die Prioritäten falsch gesetzt. So wird es auf Dauer noch schwieriger, die knapp verfügbare Zeit für den Verein zu nutzen.

Visionen, Missionen, langfristige Ziele sind die Grundlage für die Planung aller Aktivitäten in einem Tennisverein. Die Zielklarheit zählt zu den wichtigsten erfolgsverursachenden Faktoren jeglicher Vorstandsarbeit.

Die Schritte zur klaren Zielsetzung werden im nachfolgenden Text beschrieben.

1. Vision - das Leitbild

• Jeder Verein sollte seine grundlegende Werthaltung und Philosophie festlegen. Beispielhaft könnte das Leitbild wie folgt lauten: "Der TC ... ist ein familienfreundlicher Verein"
• Mitglieder und Nichtmitglieder verbinden den Verein stets mit diesem Leitbild
• Vereinsziele und Maßnahmen sind aus dem Leitbild abzuleiten

2. Mission - das Nutzerversprechen gegenüber den Mitgliedern

Definieren Sie die Gründe und den Nutzen, warum eine Mitgliedschaft im Verein lohnenswert ist, z.B.

• mit tollen Lernkonzepten haben Kinder und Jugendliche ein Leben lang Spaß am Tennis
• die ganze Familie spielt Tennis, entweder mit Spaß und Freude oder auch im Wettkampf
• Generationen verbinden; gesellschaftlich sowie sportlich und voneinander lernen

3. Langfristige Ziele werden auf Grundlage einer Vereins- und Umfeldanalyse festgelegt

Nach einer Stärken- und Schwächenanalyse des Vereins, werden ebenso die Chancen und Risiken in Bezug auf die Konkurrenz am Freizeitmarkt vor Ort abgewägt. Langfristig definierte Ziele könnten z.B. sein:

• in 5 Jahren wollen wir die Mitgliederzahl von 150 auf 250 erhöhen
• in 3 Jahren soll der Anteil an Kindern und Jugendlichen mehr als 30 % betragen
• in 7 Jahren wird das Dienstleistungsangebot des Vereines zu 50 % durch Spenden und Sponsoren finanziert

4. Bekanntmachung und Information zu Leitbild, Mission und langfristigen Ziele im Verein

Nur wenn es gelingt, aus der Vorstandschaft heraus einen erweiterten Kreis von Tennisenthusiasten mit dem Leitbild und den gesteckten Vereinszielen zu erreichen, können Sie weitere Helfer und Förderer finden, die Sie in Ihrem Vorhaben unterstützen. Zum Beispiel könnte eine Einladung der Mitglieder ins Vereinsheim der Startschuss zur ersten Präsentation der neuen Vision des Vereins sein.

5. Die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitglieder sind zu berücksichtigen

Zur genauen Festlegung von erfolgreichen Vereinsangeboten und Maßnahmen, könnten die Wünsche und Bedürfnisse der Mitglieder mit Hilfe eines Fragebogens erfasst werden.

6. Bei der Vielzahl von Angeboten und Maßnahmen sind kurz- und langfristige Priorität festzulegen

Eine Liste mit zahlreichen Vereinsangeboten und vielseitigen Maßnahmen ist nun zu priorisieren. Nehmen Sie Bezug auf das Leitbild, die Missionen und die Ziele und legen fest, in welchen Schritten Sie sich den kurzfristigen Zielen am schnellsten und effektivsten annähern können.

7. Umgang mit unterschiedlichen Vereinszielen und Interessen außerhalb des Vereines

Die Interessen von der Stadt, von Unternehmen oder Förderern sind unterschiedlich und müssen in Bezug auf die Vereinsziele berücksichtigt werden. Für die Kommunikation zu dieser externen Anspruchsgruppe ist der Vorstand verantwortlich. Seine Hauptaufgabe ist es, die wichtigsten Partner zu identifizieren und mit den angestrebten kurz- und langfristigen Zielen zu verbinden.

8. In allen Arbeitskreisen müssen Teilziele definiert sein

In jedem Jahr werden Teilziele definiert, und zum Jahresabschluss wird bilanziert, was gut gelaufen bzw. zu verbessern ist. Teilziele der oben beschriebenen langfristigen Ziele könnten sein:

• 20XX ist ein Mitgliederzuwachs von 30 Mitgliedern zu erreichen
• der Anteil der Kinder und Jugendliche wächst um 5%
• der Anteil der Spenden und Sponsoringerträge wächst um 15%

Erreicht werden die Teileziele durch unterschiedliche Maßnahmen und verantwortliche Personen:

• Der Sportbereich definiert Spiel- und Trainingsangbote für Erwachsene
• Der Jugendbereich stellt Kooperationen zur Schule und Kindergarten her
• Der Vorstand kontaktiert potentielle Förderer und Sponsoren

Jeder Verein versucht die bestmögliche personelle Besetzung für den Vorstand zu finden. Die Qualität der Vorstandsarbeit hängt jedoch nicht nur von den Eigenschaften und Fähigkeiten der handelnden Personen ab, sondern auch von den eindeutig im Vorfeld definierten Vereinszielen und -inhalten.

Die Tätigkeit als Vorstandsmitglied ist eine der verantwortlichsten Tätigkeiten, vor allem als Ehrenamtlicher. Eine große Hebelwirkung auf die Qualität der Vorstandsarbeit üben die vier Faktoren aus.

Diese vier Faktoren sind:

• Die Zusammensetzung des Vorstands
• Die Klarheit der Zielsetzung im Vorstand
• Die Beziehung Vorstand – Tennisschule - Mitglieder - (Geschäftsführung)
• Die Vorstands- und Sitzungskultur

Bevor es gelingt eine ideale personelle Zusammensetzung des Vorstandes zu bilden, sind im Vorfeld folgende Überlegungen durzuführen:

1. Bestandsaufnahme zur Vereinssituation

• Stärken- und Schwächenanalyse des Vereines
• Analyse zu Chancen und Risiken für mögliche Initiativen
• Vision (Leitbild des Vereins), Mission (Nutzerversprechen gegenüder der Mitglieder), Ziele (Zahlen und Fakten zur Bilanzanalyse)

2. Nur mit einer guten Stellenbeschreibung zu den einzelnen Positionen kann die Akquise zur Besetzung des Vereinsvorstands erfolgreich gelingen

3. Individuelle Anforderungsprofile zu Eigenschaften und Fähigkeiten sind zu den einzelnen Vorstandspositionen aus den Punkten 1. und 2. abzuzleiten, wie z.B. Kommunikation, Teamfähigkeit, Führungsperson, aber auch Zeit, Wille und Leidenschaft

Praktische Tipps für die persönliche Kandidatenansprache:

• Beschönigen Sie nicht, den Zustand des Vereins in ihren Stärken und Schwächen
• Beschreiben Sie genau den Zeitaufwand, die Erwartungen und das Engagement, welches für die Vorstandstätigkeit benötigt wird.
• Zur Gewinnung von potentiellen Kandidaten ist es von Bedeutung sich mit der Erwartung und Motivlage des einzelnen zu identifizieren. Leidenschaft zum erreichen des Vereinsziels entsteht nur, wenn sich jeder einzelne auch selbstverwirklichen kann.

Nachfolger für eine Tätigkeit im Vereinsvorstand zu finden ist ein Entwicklungsfeld. Über viele Jahre wurde viel für den Verein aufgebaut und erreicht. Nun soll das Aufgabenfeld geordnet übergeben werden. Nur wie bekomme ich einen Nachfolger und wie führe ich junge Menschen in ein verantwortungsvolles Amt ein?

Was sollte ich wissen bevor ich mich für ein Amt im Vereinsvorstand entscheide?

Man übernimmt eine rechtliche, politische und persönliche Verantwortung, ist Führungs- und Leitungsorgan des Vereinsund ist der Antreiber für zahlreiche Multiplikationen und Effekte zur Mitgliederentwicklung

Bis zur Entscheidung für ein Amt im Vereinsvorstand sollten unbedingt Antworten zu folgenden Fragen gefunden werden:

• Wie lautet das Leitbild und die Mission?
• Hat der Verein einen strategischen Plan?
• Sind alle Mitglieder gleichermaßen zufrieden?
• Wie finanziert sich der Verein? Wie ist die aktuelle Finanzsituation?
• Welche Arbeitsstruktur hat der Vorstand?
• Gibt es Aufgabenbeschreibungen für die Ressorts?
• Wer sind die anderen Mitglieder des Vorstands?
• Wie lange dauert die Amtsperiode? Wie oft darf kandidiert werden?
• Gibt es Haftpflichtversicherungen für den Vorstand?
• Wie ist die Aufgabenverteilung zwischen Vorstand- Tennnistrainer oder Geschäftsstelle?
• Wie und womit kann der Vorstand zum Erfolg beitragen?
• Was wird vom Vorstand erwartet?
• Wie viel Zeit muss der Vorstand investieren?
• Gibt es Weiterbildungsmöglichkeiten?
• Welche Rolle übernimmt der Vorstand in der Öffentlichkeitsarbeit?

Wenn die Antworten zufriedenstellend sind, dann sollte das Interesse zur Übernahme des Vorstandsamt durch folgende Fragen überprüft werden:

• Ist eine komplette Identifikation mit der Zielsetzung des Vereins gegeben?
• Kann ich die notwendige Zeit aufbringen?
• Bin ich in der Lage die Interessen des Vereins über die eigenen persönlichen Interessen zu stellen?
• Überzeugt mich die Art und Weise wie der Verein sich darstellt?

Sie haben sich für freiwiliges soziales Engagement im Vereinsvorstand entschieden, dann finden folgende weiteren Hinweise bestimmt Ihr Interesse:

• Wie soll sich der Vereinsvorstand zusammensetzen?
• Was ist für eine erfolgreiche Vorstandsarbeit notwendig?

Sie haben sich entschieden im Vereinsvorstand mitzuwirken und überlegen, wie die Vorstandsarbeit gut geplant und organisiert werden kann. Bevor Sie nun hochmotiviert zur Tat schreiten, macht es Sinn einige Vorüberlegungen anzustellen.

1. Anzahl der Mitglieder in der Vorstandschaft
Eine spezifische Anzahl an Personen im Vereinsvorstand ist nicht festgelegt und ist u.a. abhängig von:

• dem Entwicklungsstand des Vereins
• den Umfang der zu bewältigen Aufgaben in den verschiedenen Vereinsbereichen 
• Zahl hauptamtlicher Mitarbeiter oder Tennistrainer
• Kompetenz und Erfahrung der Personen im Vereinsvorstand

Anzuraten ist, die Positionen und Ressorts zum 1. Vorsitzender, Sportwart, Jugendwart, Mitgliederentwicklung und Finanzen sollten in jedem Verein personell besetzt sein.

2. Dauer der Amtszeit

• Die Dauer der Amtszeit sollte mindestens 3 Jahre umfassen. Denn in einem kürzeren Zeitraum wird es kaum möglich sein, den Verein nachhaltig zu fördern.
• Wegen der zu erwartenden Amtsmüdigkeit sollte nicht länger als 9 Jahre ein gleiches Amt besetzt sein.
• Es ist auch möglich innerhalb der verschiedenen Aufgabenbereiche, die Personen nach einer bestimmten Zeit rotieren zu lassen.

3. Zu speziellen Themen unterstützen Beiräte den Vorstand

• Die Vorstandschaft benennt zur fachlichen Unterstützung spezielle Ausschüsse, sucht dazu die Spezialisten im Verein, die zu den Schwerpunkten dauerhaft oder befristet eingerichtet werden (z.B. Marketing, Jugendsport, Familiensport, Finanzen, Freiwilligenmanagement).
• Nur mit einer starken fachlichen Leitung, Zielklarheit, straffe Aufgabenverteilung, entsprechenden Sitzungskultur und schriftliche Dokumentation zu sämtlichen Arbeitsschritten können die Beiräte dem Verein erfolgreich helfen.
• Die Beiräte entwickeln Vorschläge und Lösungen für den Verein. Die Entscheidungskompetenz liegt beim Vorstand.

Die Teilnehmer der Beiräte werden vom Vorstand benannt und nicht von den Mitgliedern gewählt. Diese Spezialisten stellen ihr Fachwissen für den Verein zur Verfügung und können jederzeit aus dem Beirat wieder austreten.

4. Kooperation zwischen Vorstand und Trainer/Tennisschule

Der Trainer ist der Motor des Vereins und bildet die Schnittstelle zum Vorstand und den Mitgliedern. Zur kooperativen Mitarbeit im Verein sollte ein Konsens zwischen Verein und Trainer zu folgenden Sachverhalten bestehen:

• Ziele
• Aufgaben
• Pflichten

5. Wie oft sollen sich Vorstände treffen

• monatlich für 2-3 Stunden
• nur wenn Entscheidungen zu treffen sind
• ist der Verein in einer Krise finden häufiger Vorstandmeetings statt
• in einem Jahresüberblick werden die Termine und Schwerpunktthemen festgehalten
• eine Tagesordnung wird vor jedem Meeting erstellt und Protokolle dokumentieren die Entscheidungen

Weitere Anregungen zur effektiven Vorstandschaft:

• Wie soll sich der Vereinsvorstand zusammensetzen?
• Was ist für eine erfolgreiche Vorstandsarbeit notwendig?

Die Qualität jeglicher Vereinssarbeit ist abhängig von der Klärung der Verantwortlichkeiten zu den jeweiligen Tätigkeitsfeldern im Vorstand, des Trainers, der Beiräte und Mitglieder. Der Vorstand hat vor allem die Aufgabe die Mission, langfristige Ziele und Strategien festzulegen, qualifizierte Trainer einzustellen und dazu eine interne Organisationsstruktur zu entwickeln.

Der Verantwortungsbereich der Organisationsstruktur (Trainer, Arbeitsausschüsse, Beiräte, Mitglieder) liegt im Kern in der Unterstützung des Vorstand bei der Realisierung der vom Vorstand festgelegten Ziele.

Wollen Sie Ihren Verein steuern und sich nicht in Kleinigkeiten verzetteln, dann sollte in der Vorstandschaft Einigkeit zu den langfristigen Vereinszielen bestehen und Klarheit zur Festlegung der Prioritäten, was Schritt für Schritt für eine positive Vereinsentwicklung zu tun ist.

Um stets faktenorientiert und objektiv einzuschätzen in welcher Lage sich der Verein aktuell befindet, sind gemeinsam in allen Ressorts Meßkriterien zu definieren, die regelmäßig kontrolliert werden können, wie z.B.:

• Gesamzahl der Mitglieder (Durchschnitt 38 Mitglieder pro Platz in Bayern)
• Anteil der Kinder in % (Durchschnitt 26% in Bayern),
• Anzahl der Familien
• Anzahl der freiwilligen Helfer im Verein
• Höhe der Spendeneinnahmen für einen Förderpool
• angestrebtes Spielniveau der Aktivenmannschaft,
• Anzahl der Lizenzspieler im Verein etc..

Trauen Sie sich solche Indikatoren zu benennen. So schärfen Sie dass Verständnis für die Identität des Vereins bei allen Mitgliedern und können stets überprüfen, ob die anvisierten Ziele auch erreicht worden sind.

Nach Festlegung der Verantwortlichkeiten, Zielen, Aufgaben und Meßkriterien, könnte nun in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung das Vereinskonzept vorgestellt werden. Analysieren Sie dazu Ihre Mitgliederdatei und laden Partner und Sponsoren zur Präsentation ein. Wir sehen in dieser internen Kommunikation eine gute Chance potentielle freiwillige Helfer zu motivieren den Verein zu unterstützen. Und wer weiss, evtl. findet sich auf diesem Wege der ein oder andere Spezialist, der sein Knowhow dem Verein zur Verfügung stellen möchte.

Zur Förderung der Motivation und Qualifikation der vielen Helfer und Mitarbeiter könnte der Vorstand zur Weiterbildung und Fortbildung Seminare anbieten, die Regionale Vereinsberatung anfordern oder auf Hinweise auf www.btv.de verweisen.

Wie kommt es, dass hauptberuflich kompetente und engagierte Einzelpersonen, die sich in einem Vereinsvorstand zusammenfinden, schon in kürzester Zeit zu einer inkompotenten Gruppe entwicklen? Ursache einer solch traurigen Entwicklung ist eine fehlende Vorstands- und Sitzungskultur.

Die Vorstandsarbeit bezieht sich auf drei Hauptbereiche:

• die Einführung und Integration neuer Vorstandsmitglieder in die Vorstandstätigkeit
• die Gestaltung der Vorstandssitzungen
• die kontinuierliche Selbstkontrolle der Vorstandsarbeit  (Selbsteinschätzung)

Gestaltung der Vorstandssitzungen:
Je sorgfältiger Sitzungen vorbereitet und je zielbewusster sie geführt werden, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vorstand qualitativ überzeugende Entscheidungen findet.

• Tagesordnung (Prioritäten setzen, richtige Reihenfolge, zeitliche Vorgaben pro Besprechungspunkt)
• Protokoll (Entscheidungen festhalten: wer macht was, wann und wo...)

Wichtig: die Diskussion konzentriert sich vor allem auf politische und strategische Angelegenheiten und nicht auf Kinkerlitzchen. Am Ende der Sitzung sollte das Gefühl bestehen: "Heute haben wir wichtige Themen besprochen und wesentliche Entscheidungen getroffen!"

Die Aufgabe des Vorstandsvorsitzenden:

• Vorbereitung und Leitung der Sitzungen
• Wichtige strategische Grundsatzentscheidungen zu treffen
• Zum Wiederspruch ermutigen
• Dem Vorstand helfen als Team zusammenzuwachsen
• Vorstandsmitglieder anzusprechen falls sie ihren Pflichten nicht nachkommen

Selbstkontrolle und Selbstanalyse des Vorstandes:

• „Sind wir ein guter Verein?“
• "Erfüllen wir die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mitglieder?
• "Sind unsere Maßnahmen und Aktivitäten abgeleitet aus dem Leitbild des Vereins und mit klaren Zielenvorgaben versehen?

Dies sind u.a. die entscheidenden Fragen die jedes Vorstandsmitglied mit seiner individuellen Meinung zu beantworten hat. In einer gemeinsamen Aussprache werden dann Konsequenzen daraus gezogen und die Verbesserungsmöglichkeiten schriftlich definiert.

Unterstützung durch die BTV-Vereinsberatung

Manchmal kann es auch hilfreich sein, durch eine externe Moderation, wie z.B. durch die BTV-Vereinsberatung, einen neutralen Weg zu finden, die Selbstanalyse zur guten Vorstandsarbeit  zu begleiten. Nutzen Sie diese Möglichkeit, damit Sie auch zukünftig die Geschicke des Vereins effizient leiten.